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Cómo en Dental Gallery han fortalecido su servicio de atención al paciente gracias a la integración de BrainHi y Open Dental.

Since 2018, Dr. Rivera has fully trusted BrainHi’s platform to service all of her patients. BrainHi’s virtual assistant is the only one in charge of answering  and rescuing missed phone calls in her dental office. In 2020 alone, BrainHi has answered around 5,000 phone calls, and has confirmed 1,500 patient appointments for her practice, The Dental Gallery.  “I don’t have any front desk personnel so BrainHi is now in charge of all front desk operations. Before BrainHi, we couldn’t keep up with our phone. Now, I can take back the time I used to spend on phone calls to complete other tasks and focus on my patients. Patients also tend to call and ask frequently asked questions, which BrainHi’s bot can now answer.”explains Dr. Elisa Rivera.

Desde 2018, la Dra. Rivera confía plenamente en el servicio que brinda BrainHi a todos sus pacientes. El asistente virtual es el principal encargado de atender las llamadas telefónicas en su oficina dental y de rescatar las llamadas perdidas. En 2020, BrainHi ha respondido alrededor de 5,000 llamadas telefónicas y ha confirmado 1,500 citas de pacientes. ¨Yo no cuento con personal de recepción, así que BrainHi se encarga y es quien está sentado al frente. Antes de BrainHi, no dábamos a basto con el teléfono. Ahora puedo utiliza y disponer de ese tiempo para otras tareas en la oficina.¨ explica la Dra. Elisa Rivera.By having BrainHi integrated with Open Dental, the BrainHi bot can automatically schedule patient appointments directly on my Open Dental calendar.”

BrainHi, asistente virtual que brinda eficiencia y confianza

Hoy en día, en la oficina dental de la Dra. Elisa Rivera, pensar en prescindir de los servicios de BrainHi no es una alternativa. Expresan estar muy a gusto con la integración de Open Dental y la asistencia brindada por parte de la plataforma de asistencia virtual BrainHi, especializada en el rescate de llamadas perdidas. ¨Creo que no pudiera vivir sin BrainHi, es un empleado más y me brinda gran confianza. Gracias a BrainHi, damos la mayoría de las citas y nos ahorra mucho tiempo en las tareas administrativas diarias.¨ afirma la Dra. Rivera.

La Dra. Rivera, apasionada con la tecnología y enfocada en brindar un servicio de alta calidad a cada uno de sus pacientes recomienda BrainHi a cualquier oficina dental que esté confrontando problemas con el alto volumen de llamadas perdidas o simplemente, quieran simplificar y agilizar sus tareas administrativas. ¨Hay otros sistemas que te brindan servicios similares pero ninguno es tan completo como BrainHi.¨ finaliza la Dra. Rivera.,” concludes Dr. Rivera.

Sin duda alguna, el COVID-19 ha sido un evento histórico que ha transformado la perspectiva de vida de cada uno de nosotros y de igual forma, una emergencia económica global que ha impulsado a muchas empresas a la reinvención para poder salir a flote con sus respectivos negocios. Los restaurantes y establecimientos de comida no han sido la excepción, pues han tenido que maniobrar debido a los protocolos de seguridad y ordenanzas gubernamentales. Este es el caso de Jorge Bonnet, dueño de la reconocidas tiendas de alimentos gourmet, La Hacienda Foods, que cuenta con seis localidades en Puerto Rico y quien apostó por la tecnología BrainHi para poder abordar las limitaciones provocadas por el COVID-19 y así continuar operando.

El plan inicial que se planteó Bonet durante el lockdown constó en cerrar las tiendas y solo ofrecer y vender sus productos por teléfono para pick-up y delivery. “Expandimos el cuadro telefónico en todas nuestras tiendas pensando que estábamos listos para manejar el volumen de llamadas y preparados para atender a todos los clientes pero resulta que no fue así.” El resultado: una cantidad de llamadas absurda, los clientes se estaban quejando por las largas esperas y el teléfono siempre ocupado.

En la búsqueda de nuevas opciones, La Hacienda descubre BrainHi

Las nuevas limitaciones impulsaron a Jorge Bonet y a su equipo a explorar nuevas opciones para solucionar el problema y poder filtrar las llamadas. Fue entonces cuando el consultor de IT le comentó acerca de las funcionalidades de BrainHi y Jorge sin saber nada de la plataforma y en medio de la crisis, optó por conocer más acerca de la herramienta que se especializa en el rescate de llamadas perdidas y mensajes de texto automatizados. “A los cinco minutos del demo ya sabía y estaba convencido que BrainHi me solucionaría el problema de alto volumen de llamadas. Ahora podemos filtrar y atender todas las llamadas sin necesidad de un call center o a alguien físicamente contestando.” afirmó. Con la implementación de BrainHi, en La Hacienda ahora son capaces de recopilar la información de todas las llamadas entrantes, rescatar las llamadas perdidas, enviar mensajes a sus clientes y asegurar el contacto con todos los clientes. “Ahora estoy mucho más tranquilo y contento porque sé que el cliente fue atendido. Eso calmó mucho a toda la clientela, fue uno de los efectos más importante que tuvo desde el inicio.”

Jorge Bonet pudo entender y asimilar la magnitud de su problema gracias a BrainHi.

Por qué BrainHi y no un Answering Service

“El Answering Service funciona por minuto y necesitaban un estimado de volumen de llamadas para poder adaptar el call center y la información que iban a tener que dar.” Al principio de la pandemia del COVID-19, Jorge había optado por abrir un spread sheet para que las personas realizaran sus pedidos pero, en solo una semana se apuntaron alrededor de 15,000 personas y les resultó imposible cumplir con la demanda por medio del Answering Service. Tan pronto implementaron BrainHi, entraron sobre 600 mensajes de textos de llamadas perdidas rescatadas, la gran mayoría de órdenes y pedidos por parte de los clientes.

“Cualquier negocio con alto volumen de clientes y que necesite controlar el acceso, debe utilizar el servicio de BrainHi para poder cumplir con las nuevas directrices. Las oportunidades son infinitas.”

Cómo BrainHi ayudó a mejorar la sostenibilidad del negocio

Bonet afirma que atreverse a integrar BrainHi en sus operaciones fue una excelente decisión y oportunidad ante la crisis. “BrainHi fue una muy buena oportunidad porque todo el mundo estaba en modo de adaptación, se encaminaron y cayeron en tiempo. Así pudimos manejarlo y nos abrió nuevas posibilidades para explorar negocios nuevos. Con quien único pudimos organizarlo todo fue con BrainHi, ¡triplicamos las ventas en tiempos de pandemia!”

Sin duda alguna, BrainHi es una herramienta de expansión y exploración que se adapta a cualquier tipo de negocio que enfrente problemas con el alto volumen de llamadas perdidas, entre otros servicios. En La Hacienda, tras la implementación de la plataforma, el equipo pudo organizar mejor sus calendarios y sus operaciones administrativas.

La importancia de un buen servicio al cliente

Luego de la implementación de BrainHi, La Hacienda ha manifestado una notable mejora en el servicio al cliente. Ahora abunda la tranquilidad porque en todo momento los clientes están atendidos y siempre reciben notificaciones vía mensajes de texto con instrucciones e información clara de cómo realizar sus pedidos sin ningún inconveniente. A largo plazo, Jorge Bonet proyecta mejoras en el servicio al cliente por medio de BrainHi: “La gran mayoría de las llamadas (un 80% aproximadamente), son para hacer preguntas frecuentes: horarios, localizaciones y menú del día y más información sobre los servicios de pick up y delivery. Ahora ya les llegan links con información al cliente vía mensaje de texto. El sistema les contesta solo.”

Al principio, Jorge comenta que estaba muy pendiente del servicio de BrainHi, pero ya ha visto cómo los clientes se han ido adaptando al sistema automatizado y todo fluye solo. “Ahora nuestro teléfono en el cuadro apenas suena. Los email han disminuido porque las preguntas frecuentes ya se responden vía mensaje de texto y no necesitamos a una persona manejando las llamadas.”

La experiencia y el valor añadido de BrainHi

Entre los procesos en los que BrainHi le brinda apoyo a La Hacienda están el manejo de alto volumen de llamadas, rescate de llamadas perdidas, brindar información básica y respuestas a preguntas frecuentas vía mensaje de texto, organización en tareas administrativas, manejo de calendarios, manejo de turnos y fortalecimiento en las relaciones con los clientes.

Jorge comenta que ahora puede olvidarse del teléfono y enfocarse en la atención al cliente en tienda y que BrainHi los ha ayudado mucho en un momento muy difícil.

La iniciativa del Dr. Rafael Rodríguez para acogerse a BrainHi surge tras la disyuntiva de poder mejorar el servicio al paciente y tratar de contestar a todo el que llame a su oficina.“En nuestro cuadro telefónico, nos vimos ante un tiempo de espera entre llamada y llamada que podía durar hasta dos minuto y era demasiado. Nos dimos cuenta que muchas personas cuelgan el teléfono y estando en la Cooperativa de gastroenterólogos surge BrainHi. Ahí vimos las estadísticas que nos confirmaban cuántas llamadas se perdían y nos sorprendimos.” En ese momento, el Dr. Rodriguez decide implementar BrainHi con el fin de poder recuperar las llamadas perdidas y accesarlas luego con tiempo. Estas estadísticas, ciencia que le gusta mucho al Dr. Rodriguez y que en este caso, confirmaban el alto volumen de llamadas perdidas que estaba sufriendo su oficina médica, fue lo que los motivó aún más a optar por la plataforma automatizada.

BrainHi es el facilitador esencial en la comunicación entre pacientes nuevos y seguimiento con la práctica y viceversa. Ahora mismo no tenemos motivos ni intenciones de prescindir de BrainHi. Cada cual debe buscar la forma en que se le haga útil en la oficina.

Adaptándose al cambio gracias a BrainHi

Tras los nuevos protocolos de seguridad a causa del COVID-19, la oficina del Dr. Rodríguez a podido adaptarse al cambio y mejorar sus operaciones. Antes de contar con BrainHi, bajaba y subía una enfermera. Ahora, el equipo del Dr. Rodríguez envía un ícono de identificación por mensaje de texto a sus pacientes para que se identifiquen.“Los guardias y todo el mundo sabe que la única oficina en toda la torre médica que lo está haciendo somos nosotros. Los pacientes están muy contentos porque les damos seguimiento luego que vienen a la oficina sin necesidad de llamarlos, usamos mucho los mensajes de texto, todo el mundo anda con el celular en la mano,” comenta el Dr. Rodríguez.

Una plataforma indispensable para el equipo de trabajo

El Dr. Rodríguez y su equipo consideran que BrainHi es indispensable para poder cumplir sus tareas administrativas diarias. Desde el rescate de llamadas perdidas, confirmaciones de citas y seguimiento de pacientes, hasta accesos y entradas a la oficina.“Ahora mismo no tenemos motivos ni intenciones de prescindir de BrainHi. Cada cual debe buscar la forma en que se le haga útil en la oficina. BrainHi es el facilitador esencial en la comunicación entre pacientes nuevos y seguimiento con la práctica y viceversa. Los atendemos uno a uno sin interrumpir a nadie y sin interrumpir tus cosas; en tu tiempo,” concluye el Dr. Rodriguez, cliente BrainHi.

En 2019, en la búsqueda de una solución ante el alto volumen de llamadas perdidas, el equipo del Centro Dermaestético y Láser Nova Derm, descubre a BrainHi. Bryan Ortiz, Vicepresidente de Operaciones de Nova Derm, sabía que la empresa necesitaría una solución personalizada dado que recopilan una cantidad detallada de información de sus clientes y ofrecen una ámplia gama de servicios en sus tres localidades.

Sobre 1,000 llamadas perdidas registradas a la semana

Dada las necesidades comerciales específicas de Nova Derm, el equipo trabajó en estrecha colaboración con los ingenieros de BrainHi para diseñar un plan de acción que beneficiaría tanto a los clientes de Nova Derm como a todo su personal. “Nos reunimos en múltiples ocasiones para intercambiar ideas y definir un proceso que creí que podría funcionar para nosotros. A partir de ese ahí, implementamos una solución que se alineó con todos nuestros objetivos,” compartió Bryan Ortiz.

Ahora con BrainHi, se han podido rescatar más de 10,000 llamadas perdidas

“Sé que BrainHi funciona, nuestro retorno de inversión ha sido muy positivo,” comenta Ortiz. En tan solo cuatro meses, BrainHi ha coordinado más de 2,000 citas de pacientes y ha recuperado sobre 10,000 llamadas perdidas en las tres localidades Nova Derm. “Antes, eran miles las personas llamando e intentando comunicarse con el personal y no estaban siendo atendidas. Ahora, no hay citas canceladas. El software funciona y eso es lo que más me importa. Con BrainHi, ahora incluso podemos redirigir automáticamente a los pacientes a la localidad correcta según el servicio que soliciten. Antes, este escenario nos costaría mucho tiempo a través de múltiples llamadas telefónicas y las llamadas perdidas sin identificar.”

"Siempre he sabido que el servicio de BrainHi es excelente. Trabajaron con nosotros hasta que pudimos diseñar un modelo que se acoplara y fuera exitoso para nuestro negocio. Eso es lo que los diferencia de otras empresas. Con BrainHi, podemos brindar a cada uno de nuestros clientes el mejor servicio que merecen."

Qué significa y representa BrainHi para NovaDerm

”Siempre he sabido que el servicio de BrainHi es excelente. Trabajaron con nosotros hasta que pudimos diseñar un modelo que se acoplara y fuera exitoso para nuestro negocio. Eso es lo que los diferencia de otras empresas. Con BrainHi, podemos brindar a cada uno de nuestros clientes el mejor servicio que merecen. Eso no habría sido posible ni siquiera con un Call Center. BrainHi es esa ayuda adicional que necesitábamos para asegurarnos de no perder nunca la comunicación con nuestros clientes nuevos o existentes,” concluye Bryan Ortiz.

Antes de que el Dr. Roy Kim y su coordinador de atención al paciente, Pari Alexander, comenzaran a utilizar BrainHi, pensaban que su proceso de seguimiento con los pacientes nuevos y existentes era más que suficiente. No fue sino hasta que implementaron BrainHi en su práctica de cirugía plástica que se dieron cuenta de cuántas personas estaban perdiendo en sus líneas telefónicas:“No fue hasta que recibimos BrainHi que pude ver cuántas llamadas perdidas teníamos en realidad. Ahora podemos rescatar todas esas llamadas perdidas incluso cuando estamos reunimos con otros pacientes o fuera del horario de oficina,” dice Pari.

Según el Dr. Kim,”Como cirujano plástico, el paciente lo es todo. Con los mensajes de texto bidireccionales impulsados ​​por la inteligencia artificial de BrainHi, puedo brindar rápidamente a mis pacientes respuestas a esas preguntas frecuentes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los pacientes de todo tipo están acostumbrados a enviar mensajes de texto, y BrainHi nos está generando más negocio debido a la capacidad de enviar mensajes de texto y responder rápidamente."

"Recomendaría BrainHi a todo el personal de oficina porque realmente ayuda a convertir las llamadas perdidas en nuevos pacientes."

Además, BrainHi ha logrado que las tareas administrativas del consultorio del Dr. Kim sean menos estresantes.“Es bueno saber que, si estoy con un paciente y no puedo responder una llamada telefónica, no pasa nada porque sé que BrainHi me estará asistiendo. El paciente no se sentirá ignorado o que estamos demasiado ocupados para atenderlo. Siguen siendo nuestra prioridad número uno,”comparte Pari.

Desde la implementación de BrainHi, la oficina del Dr. Kim rescata regularmente 15 llamadas perdidas diariamente. Además, debido a la facilidad de la función de mensajes de texto con tecnología de inteligencia artificial, muchos de sus pacientes ya no llaman a la oficina y, en cambio, prefieren enviar mensajes de texto a través de BrainHi:"Los pacientes están realmente emocionados con solo enviar un mensaje de texto para programar una cita o informarnos que están en camino. BrainHi es una agradable extensión de mí mismo.""

Cuando el Dr. Cuprill de Orlando Holistic Dental Studio consideró por primera vez a BrainHi para su práctica, tanto él como su equipo notaron que el alto volumen de llamadas perdidas de su oficina era un obstáculo importante que perjudicaba el crecimiento de su práctica.

El Dr. Cuprill y su personal en Orlando Holistic Dental Studio pensaron que su problema de llamadas perdidas sería imposible de superar, pero cuando se enteraron de BrainHi, vieron el valor en la automatización del producto. Según el Dr. Cuprill, "Ahora, si perdemos una llamada, el asistente virtual BrainHi contesta las llamadas perdidas y responde las preguntas de los pacientes o alerta a mi personal para que realicen llamadas pendientes. Todo esto ocurre mientas mi oficina permanece cerrada o mientras mi personal está demasiado ocupado para contestar el teléfono, ya sea en una llamada o atendiendo un paciente."

"BrainHi me ayudó con el crecimiento de mi práctica porque ahora brindamos servicio no solo a las llamadas que contestamos, sino también a todo paciente que nos llame, incluso llamadas perdidas."

BrainHi rescata mensualmente más de 400 llamadas perdidas para Orlando Holistic Dental Studio y la función de mensajes de texto bidireccional le permite al personal comunicarse con todos los pacientes con respecto a opciones de tratamiento, confirmaciones, cambios de citas y otras necesidades. "BrainHi es como tener una recepcionista disponible 24/7 para atender y a asistir a mis pacientes. Me ayudó con el crecimiento de mi práctica ya que ahora podemos atender a todos los que llaman, no solo a las llamadas que contestamos."

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